Разнотипные сканеры, включая широкоформатные и планетарные, позволяют оцифровать документы любого размера и вида: отдельные листы, книги, чертежи, сшивы, дела и даже старинные ветхие манускрипты.
ОСГ сканирует более 1 000 000 страниц в день, и мы способны увеличить это количество, чтобы создать ваш современный
е-Архив из бумажного архива любого объёма в короткие сроки.
Современное оборудование и специально обученный персонал гарантируют быстрое и точное сканирование любых документов вашей организации.
Наш опыт, масштабы и технологии позволяют предложить лучшие цены.
Мы готовим ваши документы к сканированию: раскрепляем скобы и снимаем скрепки, формируем документы в дела и складываем их в правильном порядке.
Отсканированные документы мы сохраняем в любом выбранном вами формате, в том числе tiff, pdf и jpeg, и они сразу же становятся доступными вам в
е-Архиве.
При сканировании мы индексируем документы вашей компании, т.е. присваиваем скан-образам ключевую информацию, например: тип документа, дата, адрес офиса и др. для быстрого поиска электронного документа в е-Архиве.
Курьеры ОСГ Казахстан оперативно примут документы из любого вашего офиса и доставят в центр сканирования документов. Вы можете делать как разовые заказы, так и составить удобный для вас график передачи новых документов на сканирование из офисов вашей организации по всей Республике Казахстан.
Заказать расчет стоимости
Преимущества оцифровки документов
Важный шаг при оптимизации бизнес-процессов компании — сканирование документов. Только упорядочив архив и создав удобную систему доступа к документам, можно обеспечить эффективную и успешную работу организации.
Согласно статистике, сканирование архивов документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании в среднем на 35%. Сотрудники перестают заниматься непрофильной деятельностью по поиску и хранению документов и более качественно выполняют свои служебные обязанности.
Второе существенное преимущество сканирования архивов — экономия полезных площадей офисного пространства. Оцифрованный документ всегда доступен в электронном виде и таким образом можно освободить офис: перестать хранить бумажные оригиналы документов.
Сканирование осуществляется в специализированном центре сканирования документов ОСГ. Перед тем, как отсканировать документ, его нужно транспортировать к месту сканирования. ОСГ имеет специальную курьерскую службу для доставки документов и обеспечивает вам полный комплекс услуг: от комплектования и перемещения документов, до создания е-Архива и архивного хранения документов.
Соблюдение конфиденциальности информации
Важно: вся работа при сканировании архивных документов выполняется с соблюдением высочайших критериев конфиденциальности. Информация, поступающая на сканирование, защищена от посторонних глаз.
Методы защиты конфиденциальности
- Использование профессионального оборудования для сканирования документации;
- Использование системы видеонаблюдения;
- Ответственное соблюдение соглашения о конфиденциальности информации.
Ответственный и системный подход требуется при сканировании архивных документов в большом объеме. Чем больше документов нужно перевести в цифровой формат, тем сложнее подготовка документов к сканированию.
Подготовка документов к сканированию
Подготовка документов к сканированию происходит в два этапа:
- Техническая обработка документов. Этот этап очень важен для того, чтобы в дальнейшем процесс сканирования был максимально автоматизирован. Включает в себя комплекс действий для физической подготовки бумажных носителей к созданию сканов документов. Например, изымаются все металлические элементы, способные помешать процедуре сканирования.
- Систематизация документов. На этой стадии работ проводится смысловой анализ архивов документов при сканировании. В зависимости от того, какие именно услуги сканирования заказаны, специалисты выполнят комплексную работу по сортировке и систематизации данных с учетом: хронологического порядка, типа, состояния и внешнего вида документов.
Сделать запрос стоимости сканирования документов
Работа со сканированными документами в ОСГ Казахстан
1.
Определение цели сканирования
Сообщите нам, для каких целей вы планируете осуществить сканирование документов, и мы дадим рекомендации, как лучше подготовить массив документов к оцифровке.
2.
Определите объем
Решите, с какими документами вы хотите работать в дальнейшем удаленно, а какие понадобятся вам в офисе. Мы переведём в цифровой вид как архивные, так и вновь появляющиеся (текущие) документы. Просто укажите график доставки документов из любых ваших офисов в центры сканирования ОСГ Казахстан.
3.
Сканирование документов из архива ОСГ
Клиенты ОСГ Казахстан могут заказать услугу сканирования документов в Клиентский Портал. Укажите номера шрих-кодов коробов, и мы переместим их из хранилища в центр сканирования. Уже через сутки вы можете начать работать с документами в вашем е-Архиве.
4.
Индексирование документов
Для того, чтобы воспользоваться всеми преимуществами е-Архива, мы индексируем ключевые поля отсканированных документов. Применение системы оптического распознавания данных позволяет нам быстро считать информацию с отсканированного документа и расшифровать её.
5.
Доступ к сканам документов
После загрузки сканов документов в Клиентский Портал вы сразу же можете просматривать их, редактировать, распечатывать, пересылать коллегам и использовать весь остальной функционал Клиентского Портала.
6.
Хранение оригиналов документов в ОСГ
После сканирования бумажные оригиналы документов мы перемещаем в архивы ОСГ Казахстан. В профессиональных архивных хранилищах созданы оптимальные условия для надежного и конфиденциального хранения любых носителей информации.
Полезные ссылки по сканированию документов
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
