Доступ к документам, право на заказ доставки, сканирования, обработки, копирования документов имеют только те сотрудники, которым вы его сами назначили используя профессиональную систему по управлению бумажными документами — Клиентский Портал.
Внеофисное хранение документов сокращает ваши расходы, экономя дорогое офисное пространство. Архивная обработка документов в ОСГ Казахстан при принятии на хранение позволяет вам быстро заказать и безопасно получить оригинал или скан-копии любого нужного вам документа. Время на поиск документов сокращается в разы.
Все требуемые законом документы доступны по первому требованию контролирующих организаций. Данные хранятся в соответствии с установленными законом сроками хранения. Руководители компании защищены от рисков понести уголовную и административную ответственность, устанавливаемую за нарушение обработки и сохранности документов.
Документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ Казахстан, оборудованных системами противопожарной безопасности и климат-контролем. Большинство хранилищ соответствует стандартам класса А и А+. Каждое хранилище оборудовано системами видеонаблюдения, сигнализации и персонифицированного доступа.
Управляйте вашими документами с помощью интеллектуальной системы по управлению документацией — Клиентский Портал. Интерфейс Клиентского Портала прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете сразу приступить приступить к работе в Клиентском Портале сразу – без специальной подготовки или обучения. Например, вы можете заказать скан-образ документа, оригинал документа и получить его в день заявки или на следующий день.
Быстрый поиск любого документа позволяет оперативнее реагировать на запросы клиентов. Сокращение расходов на хранение документов и организация эффективного документооборота даёт вам дополнительные конкурентные преимущества и ваша компания – растёт.
Заказать расчет стоимости
Архивное хранение документов
Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг. Наиболее распространенные задачи по хранению документов в организации — хранение документов бухгалтерского и кадрового учета.
Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») варьируются, за ними трудно следить. Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций. Большинству компаний и организаций в такой ситуации приходилось отнимать площади под архив у дорогого офисного пространства, приходилось также самостоятельно заботиться о сохранности архива, обучении персонала подготовке документов к архивному хранению, систематизации и хранению документов.
Услуги по хранению документов, т.е. организация депозитарного хранения документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из многочисленных видов документов — современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива для крупных компаний и компаний с большим документооборотом в бумажной форме.
Сделать запрос стоимости сейчас
Хранение документов в профессиональном архиве ОСГ Казахстан
ОСГ упакует ваши документы в специальные короба, транспортирует их и разместит в своих архивных хранилищах — профессионально оборудованных помещениях для хранения документов. Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой других полезных свойств. Вы можете в любой момент запросить скан документа, если сканирование документов не было произведено ранее, заказать доставку оригиналов документов, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов — конфиденциальное уничтожение документов.
Клиентский Портал от ОСГ поднимает процесс хранения документов и управления ими на качественно новый уровень, передавая заботы об организации архивного хранения документов всего вашего архива в руки специалистов ОСГ.
Клиентский Портал предусматривает не только конфиденциальное хранение документов в архиве, но и оцифровку документов всего вашего бумажного архива. В результате вы получаете полностью электронный архив в то время, как бумажные документы надёжно хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ. У вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, где бы вы ни находились. Хранение документов в электронной форме обогащает ваш инструментарий незаменимой функцией быстрого поиска по ключевым словам и атрибутам документов.
Как организовано хранение документов в ОСГ Казахстан
1.
Доступ к Клиентскому Порталу
Вам предоставляется доступ в Клиентский Портал – интеллектуальную систему управления вашими документами, в которой вы можете оформить передачу документов на внеофисное хранение, заказать скан-копии документов или доставку оригиналов документов в офис. Там же можно заказать архивную обработку документов, создание е-Архива и другие услуги ОСГ Казахстан.
2.
Как мы храним документы
Ваши документы помещены в обезличенные архивные короба. Архивные короба ОСГ изготовлены из высокопрочного гофрокартона, выдерживают большие нагрузки и вмещают в себя до 2500 документов. Конструкция короба защищает документы от внешних повреждений.
3.
Отслеживаем каждый документ
Курьеры наклеивают на каждый короб уникальный штрих-код, который сканируется на каждом этапе перемещения документов: при передаче документов сотруднику ОСГ, доставке в хранилище, перемещении документов на архивную обработку или сканировании и размещении на стеллажах. Таким образом, в каждый момент времени мы точно знаем, где находятся ваши документы.
4.
Размещение на стеллажах
При поступлении документов в хранилище обезличенные штрихкодированные короба мы размещаем на архивных стеллажах без группировки по клиентам. Каждый короб находится на определённом месте, мы всегда знаем, где конкретно установлен короб или документ, который вы заказали на доставку, сканирование, архивную обработку или конфиденциальное уничтожение.
5.
Получение нужных документов
В Клиентском Портале вы в любой момент можете заказать скан-копию нужного вам документа или доставку оригинала в офис, которые вы получаете в день заказа или на следующий рабочий день. По вашему заказу специалисты ОСГ Казахстан могут сканировать документ для вас, провести архивную обработку документов, экспертизу ценности, составить архивную опись.
6.
Конфиденциальное уничтожение
Мы поможем вам определить сроки хранения ваших документов, после которого их можно будет уничтожить, проведя экспертизу ценности документов. По окончании срока хранения документы по вашему желанию будут отправлены на конфиденциальное уничтожение или мы продолжим их хранить.
Полезные ссылки по архивному хранению документов
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
