Март, 2020 г., Организации по всему миру сталкиваются с новыми и беспрецедентными препятствиями, вызванными пандемией COVID-19. Так как огромное количество сотрудников перешли на удаленную работу, мы делимся лучшими практиками для поддержания безопасности и сохранности вашей информации в течение этого периода.
Работаете ли вы в офисе или из дома – это не должно влиять на то, как вы управляете документами и данными – все сотрудники должны соблюдать процедуры безопасности организации. Учитывая сложившиеся обстоятельства, сотрудники могут быть взволнованы и увлечены тем, как справиться с кризисом и поэтому им нужны чёткие рекомендации и напоминания о политиках и процедурах.
Важно напомнить работающим удаленно сотрудникам о лучших инструментах для управления информацией и о безопасности. В стрессовые времена люди ищут обходные пути, поэтому придерживайтесь простой и понятной инструкции.
Политики и процедуры
Убедитесь, что политики и процедуры доступны всем сотрудникам – напомните, где они хранятся внутри вашей сети. Сообщите всем сотрудникам – если у них есть сомнения, нужно обратиться к имеющимся политикам, таким как:
- Управлению записями и информацией;
- Безопасности;
- Защите данных;
- Руководству HR по удаленной работе;
- Обеспечению безопасности устройств, в т.ч.:
- Допустимое использование устройств и обработка информации;
- Копирование записей на персональные устройства;
- Отправка документов на личные электронные адреса;
- Подключение к домашним принтерам;
- Использование флэш-накопителей.
Создайте консультационный центр и опубликуйте его контакты для ответов на вопросы по безопасности и решения проблем подключений.
Безопасность
Работая удаленно, сотрудники должны быть особенно бдительными относительно сохранности конфиденциальности информации и безопасности используемых устройств.
- Защитите ваши устройства от неавторизованного доступа, убирая их в безопасное место в то время, когда они не используются;
- Не давайте ваш логин и пароль от устройства или само устройство вашим домочадцам;
- Сохраняйте всю информацию в сети, а не на рабочем столе - информация, хранящаяся на вашем рабочем столе, хранится не безопасно и плохо защищена;
- Воздерживайтесь от печати/копирования документов;
- Если вам необходимо распечатать документы, держите их в безопасности:
- Не выбрасывайте документы вашей организации в мусорную корзину
- Храните распечатанные документы в защищенном месте пока вы не сможете вернуться в офис и отправить их в контейнер для уничтожения или шредировать их на персональном шредере, в соответствии с политикой уничтожения данных вашей компании;
- Независимо от того, работаете вы из дома или общественного места, используйте защищенное соединение, а не публичный Wi-Fi;
- Обучите ваших сотрудников быть высоко восприимчивыми к вирусным атакам и сомнительным письмам. Предупредите сотрудников, что преступники стремятся использовать распространите коронавируса для проведения кибератак и хакерских кампаний.
Конфиденциальность
Используя записи с персональными данными, вы должны учитывать требования правовых и этических норм – информация не должна стать доступной никому, кроме авторизованных лиц. Важно, чтобы персональные и конфиденциальные данные не подвергались даже потенциальному риску неправильного использования.
Примечание:
ОСГ – лидер архивной индустрии в Казахстане. Имея за плечами 15-летний опыт работы в Казахстане и более, чем 20-летний опыт работы в данной отрасли по странам СНГ, ОСГ обслуживает тысячи казахстанских и иностранных организаций. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 12 миллиардов документов в 5 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя управление как бумажным архивом - архивное хранение документов, архивная обработка документов и их конфиденциальное уничтожение, так и электронным архивом - сканирование документов, автоматическое распознавание данных и их оцифровка, создание полноценного электронного архива и многое другое.